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曲阜会议公司会议流程及服务安排

来源:曲阜会议公司作者:曲阜会议会务 时间:2018-09-26
曲阜会议公司会议流程及服务安排

曲阜会议公司服务流程
 
一、曲阜会议公司会前准备  
1、会议公司人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。  
2、确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。  
3、草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。  
4、合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点: 
(一)仪容仪表 
(1) 着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。 
(2) 接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化
淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。 
(3) 坐站姿势规范端庄,不翘腿。
    (二)语言 
(1) 语调温和亲切,音量适中,普通话规范。 
曲阜会议公司服务流程
 
曲阜会议公司会议过程中 服务内容
1、会议开始后工作人员迅速斟倒茶水,如果需要毛巾,工作人员应先备毛巾(上毛巾的时候注意用夹子,不能用手直接拿),再斟倒茶水。 
首次倒茶后应在15分钟左右再次续水,以后每隔15分钟或20分钟续一次水,如客人杯中有茶水应征询客人意见,并礼貌地小声对客人说:“对不起,请问需要加水吗?”或做个手势,待客人同意时方可进行。可根据实际情况(领导杯中水的水量)来灵活掌握倒水时间。倒水时,右手拿暖瓶,左手的小拇指和无名指夹起杯盖,用大拇指、食指和中指握住杯把,将茶杯端起,侧身,在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯,一切行为应在客人右手方完成。  
通常会议室内不许吸烟,如特殊情况需摆放烟缸,烟缸内烟头不得超过三支应及时更换,会场中均使用托盘服务。 
2、工作人员在音控室时随时注意音响监听,发现问题及时查找问题所在,并迅速解决。(及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况)。  
3、根据会议议程,及时关注下一位发言人的话筒开关及位置,如遇到话筒突然失常,应迅速更换备用话筒。  
4、会议中要注意观察主席台,察觉领导如有需要帮助时,及时上前询问。
5、如果会议过程中使用国歌、国际歌,播放过程中所有工作人 员要站立行注目礼,不准随意走动。  
6、在会议过程中,遇到参会人员有特殊的要求,应尽量给予解决,如不能及时解决,请其稍等,然后立即向上一级报告,并尽快给予答复。 
7、会议中间休息时,工作人员要尽快整理会场,补充和更换各种用品。 
8、在会议进行中,工作人员不允许随便进出会场,要保持并维持会场秩序,使会议能够在安静的环境中顺利进行。

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